会议管理的秘诀

2016-12-09 18:10

作为企业管理人员,每个人一定会碰上一大堆开不完的会议,如何开好会议,如何使会议开的有成效,以下是小编为大家整理的关于会议管理的秘诀,希望能给大家带来帮助!

会议管理的秘诀

一段时间以来,著名专家谭小芳老师作为清华大学、北京大学、浙江大学高级总裁班客座教授,经常应邀在全国各地为众多知名企业作过《会议管理的秘诀》的课程,在谭小芳老师看来,会议管理,看似简单,但真正把它做好,却是秘书或者其他行政办公人员比较头疼的事情。业界流行一句话,叫做:“会而议,议而决,决而行,行而彻。”这句话读起来琅琅上口,简明扼要,亦有一些企业将之张贴会议室一偶,但是真正将会议管理做好,绝非易事。在实际工作中,要不就是会而不议,或者就是议而不决,或者决而不行,凡此种种,皆存业界。

在“会而议,议而决,决而行,行而彻”这句话前面其实要加上另外三个字,就是“备而会”。在召开会议之前如果没有做好会议准备,那么还不如不要开会,这样的会议注定是一个失败的会议。因此,会议召集者必须做好会议准备工作。会议通知内容里须写明会议时间,会议地点,与会者,会议讨论主题,如果要求与会者携带笔记本或者汇报材料等,也必须在会议通知中备注说明。如此,与会者方可有备而来。

没有制度或者有制度执行不了,靠会议;有矛盾、有纠纷,积怨多了,靠会议;有投诉、有质量问题,没有人解决得了,靠会议;有临时任务、有上级指令,要布置,靠会议……总之,没有规范的企业,一切工作靠会议。会议无规划、会议无主题、会议无目的,会议随时可能召开,会议随时可能延长、会议常常老调重弹,会议往往议而不决。会议只是表明管理者在工作,却不能帮助员工解决多少实际问题。

说起开会,很多企业的员工都会心生恐惧。会议并不杀人,为何会生恐惧呢?有个企业的员工告诉我:对他们而言,会议就是煎熬和折磨。说好三分钟的短会,不超过半小时不会结束;说好二个钟头的会议,没有半天下不来。领导出差前要开个会,叮咛叮咛;领导出差后,见闻要介绍介绍,当然忘不了对其出差期间犯错误的员工要清算清算。领导参观一下别的企业,发现有差距,也要回来骂骂员工——为什么你们没有别人做得好?会上总是老板或上司在教训员工——好像企业的所有问题都出在员工身上。今天张三挨骂,明天李四被批,下一次不知轮到谁。这样的企业,员工有没有别的病不清楚,但一定少不了会议恐惧症。

之所以提到“指导”和“沟通”,说出了会议不仅是通知告知的作用,它是信息发送接收反馈处理的平台,不仅仅是信息的输出还有信息的反馈。一旦,产生反馈,会议就有了“管理”功能。在团队管理中,日常会有很多常规会议,笔者曾将所率团队会议化为“三级会议”,基层员工每日晨会、中层管理每周例会、高层管理每月汇报,并在常规会议中,不断穿插非常规高层见面会,随时把控进度保证结果的提前超额完成。

谭小芳老师认为关于发现问题和解决问题,这是对会议最常见的认识。而,会议一般常犯的毛病在于,一味地发现问题,或者一味地解决同一个问题,会议成为形式,每天的会议都围绕在有意义没有实质进展的问题上。因为,个人能力的局限,会议解决问题的优势在于能集思广益,或令其他人触类旁通进而得到或超过原定的目标。

这些常规会议就起着非常重要的管理角色,它们是管理团队的纽带和桥梁。通过这些会议,高层的意志转化为制度被执行,市场的声音不断收集反馈,总体方向得到不断校正,信息往返在会议中,会议真正起到了管理效用。管理,不仅是上对下的管理,还是下对上的反馈,会议在这里就起到这个作用。

一般平常的会议,都是采用几个与会者聚在一个会议室里开会的方式进行,我们称之为“会场式”会议。但随着信息技术的发展,会议形式也越来越多,会议的档次也显得越来越高。诸如“电视电话会议”等新兴词汇纷至沓来。现在,QQ、MSN、SKYPE等聊天工具上都设有“邀请”的功能,无论与会者在北京、上海,还是在美国、欧洲,只要约定统一的时间上线,互相邀请,就可以立即在聊天工具上进行开会了。加之视频设备,与会者之间都可以听到对方发言,而且可以看到彼此,会议效果一点不亚于“会场式”会议。这种会议方式,因为完全依托网络存在,节省了差旅费、会议材料成本费等各种费用,简便而经济,我们称之为“网络式”会议。“网络式”会议已经在一些外资企业和高新技术企业广泛应用,未来必定成为企业会议形式的主流。

会议管理的秘诀

开会要讲究会议质量。开会打电话、开会抽烟耳语,开会迟到早退,开会时间过长,会上不说,会后发牢骚等现象,都是会议质量不高,会风不好的典型例子。首先,一般会议召开过程中必须规定三个角色:一是主持人,二是记录人,三是调度人。这三个角色中,会议主持起到一个主线的作用,其职责是宣布会议开始、提出会议议题、把握会议时间、执行会议制度、总结会议内容、跟踪会议结果。调度人,起到把握整个会议主题,以防跑题的作用。一般由与会者中职位最高者担任,负责控制会场秩序、紧扣议题议论、指定发言人、总结会议优劣。

谭小芳老师认为可以在会议中设一个"停车场",将相关的在此次会议上一时无法得出定论的议题,暂时放入"停车场",留到以后机动的时间里讨论,以避免影响会议的进程。在很多时候这个"停车场"是非常有用的。记录人,详细记录会议的要点和细节,准备会议纪要,以便于会后做出客观的会议评估。记录人起到一个支持的作用,负责准确记录会议的要点并发放会议纪要,最后确认执行人及完成时间。

其次,制定会议制度,严格会议纪律。有一家企业在会议制度中采用了一个“现场捐款”的方式,规定:与会者每迟到一分钟,现场捐款10元;会议过程中,电话铃声每响一次,现场捐款10元,手机等通话工具必须处于震动状态或者关机状态。为什么要突出“现场”两字?因为执行一个制度必须要求快捷迅速,这样被处罚者才能在第一时间里知道错误所在,处罚不是目的,而是让受罚者不要犯下同样的低级错误。

此外,企业开会切忌条条框框。有些企业开会,一走进会场就能感受到一种死气沉沉的氛围。与会者害怕在会场上发表自己的看法,害怕自己的观点得罪了对方,于是就选择了沉默。但是等到会议一结束,就会满腹牢骚。而有些企业的开会氛围却刚好相反,与会者各抒己见,滔滔不绝,有时候为了一个问题争得面红耳赤,拍桌子瞪眼睛的,张三把他的观点阐述着自己的观点,李四据理坚持自己所想的方案,此时由主持人或者调度人决定采用哪个方案,不管接受谁的方案,但是走出会议室,大家还是喜笑颜开,都能够严格去执行会上决定的方案。同样是开会,前者带来的是恶性循环,后者带来的是良性循环,只要形成了良好的会风,那么很多扯皮的问题就会迎刃而解,这就是“会而议,议而决,决而行”。

会议组织者除了通知、组织会议外,还有一个任务就是保证会上决定的工作任务得到全面贯彻。很多企业开会,会上决定的事情很多,但是往往不当场明确工作任务的完成时间,导致会后工作任务迟迟不能完成。所以,支持人在会上在充分讨论一个事情后,必须马上决定此事的负责人、需要协调的部门以及完成时间。接着,会议组织者在会议结束后要检查督办各项事情的完成情况,只要做好了检查(check)这个环节,会议管理才最终真正告一段落。

会议管理技巧

1. 以积极的心态看待会议

在参加会议以前,一定要以积极正面的心态参加,要明白开会是一种最直接表现你自己能力的机会,你的业务能力、人际能力、应变能力、表达能力等都会在开会中表现出来。

2. 要有明确的会议目的

开会通常为了三个目的:沟通、管理和决策。而不管哪一个目的,会前一定要明白会议的主题,围绕主题有的放矢做充分准备。

3. 精选参加会议的人员

会议的参加人员数量要适度,不能太多,在公司中的层级不能相差太远,否则不可能做到畅所欲言、各抒己见。

4. 会前要有议程

要在会议之前建立清楚的会议议程,并要在会前发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、本质与架构,使他们能有充分的时间准备相关的资料。

5. 会前要做准备

参加会议前要根据得到的会议议程作充分的准备,包括收集信息、准备资料,如要在会上发言不但要准备发言内容,还要设想别人可能会提的问题并做准备。

6. 公开称赞、私下批评

会中要做到就事论事,争论时不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。

7. 开放心胸,容纳意见

会中要采取民主模式,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

8. 设定时间,准时开始、准时结束

要尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

9. 认真做好会议记录

一定要有一个准确完整的会议记录,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。

10.事后追踪

要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议 决议都能完成。