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2017-06-13 19:37

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档案专业职称论文篇一

浅谈档案利用中的档案安全

中图分类号:F272.9 文献标识:A 文章编号:1674-1145(2016)10-000-02

摘 要 档案的利用的档案安全是提示档案信息及其价值,通过各种有效手法,使档案资源直接服务于企业的各项工作,满足各种利用需求的一项档案业务工作。档案利用是实现档案价值的途径。必须保证档案利用安全。档案利用与档案安全是相辅相成的关系,有了档案安全,才会有档案利用工作的存在;如果没有档案安全,档案利用的目的也就不可能实现。因此,档案安全是基础,是档案利用的实现条件。

关键词 档案利用安全 实体安全 信息安全 国家秘密安全 安全是基础

一、档案利用安全的类别分析

档案利用中的安全事关档案实体和档案信息的安全防护,也关系到有关各方的利益,甚至关系到国家安全和利益,因此必须引起足够的重视。档案利用安全类别主要可以分为三个方面:

(一)实体安全

档案是依托于档案制成材料这一载体而存在的,这里的实体安全,主要是指不同制成材料的档案安全。这里提到两种档案。一是纸质档案。这类档案历史悠久,相关的保管保护措施已经明确。但由于各种原因,纸质档案的安全还存在一些漏洞。如发生被盗,影响严重。档案柜未锁,档案材料取出后撕毁,扔入垃圾箱。虽然会受到法律惩治,但对档案的损害已经造成,给单位带来极其恶劣影响。还有档案室未建立档案登记簿,致使档案被随意借走,长期不还。二是电子档案。它是档案工作信息化发展的必然趋势,它与纸质档案相比,它具有易修改性、易删除性、易复制性、易损坏性。电子档案对保管和使用条件要求较高,确保电子档案实体安全主要避免人为破坏及条件损失。

(二)信息安全

档案信息是档案的有机组成部分,随着信息传播的加快,信息安全工作日益提上日程。主要体现在两个方面:一是电子信息安全。主要是确保电子档案的长期有效性和完整性。由于电子档案的读取与相关数据、背景信息等紧密相连,在保证电子档案实体的各项防护措施符合相关保管要求的前提下,还要将电子档案的元数据、背景信息等相关要件一起保存。曾经由于没有及时实现数据安全、有效、完整的迁移,也没有保存产生这些电子档案的元数据、背景信息的材料,导致当时形成的电子档案到如今打不开、读不了,这个教训是深刻的。同时,网络基础环境下的电子信息安全还建立在计算机网络安全基础上的,因此要做好对系统外部非法用户和不安全数据侵犯的防护。二是开放档案的信息安全。依法公开档案信息是各级档案机关的一项重要职责和基本义务。随着档案信息公开的广泛实施,保存在档案室和档案馆的档案信息正在由内向型管理向开放型管理转变,档案开放的利用将呈现出更加多元化的发展趋势,也对档案利用的安全提出了更高的要求。如何准确把握哪些档案信息应开放,哪些档案信息暂时不宜开放是当务之急。

(三)国家秘密安全

由于档案内容丰富,函盖面广,其中有很多涉及国家安全,一段时期内不宜开放。这类档案主要指关系国家的安全和利益,依照法定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。这些档案从形式到内容均涉及国家安全,是档案资料保护的重点。确保这些档案不失密、不泄密是各级档案部门应尽的义务。如今,全球信息化飞速发展,对国家安全工作产生了重大影响,泄密渠道明显增多,也给各级档案部门的安全保密工作带来了新问题。同时,随着时间的流逝,涉及国家秘密的档案范围、文件作用、保密级别也在发生改变,部分档案部门关于涉及国家秘密档案的认定体系还停留在以前,这些都直接影响利用的国家秘密安全。

二、确保档案利用的安全措施

全球信息化飞速发展,对国家安全工作产生了重大影响,泄密渠道明显增多,也给各级档案部门的安全保密工作带来了新问题。具体档案利用的安全措施如下:

(一)进一步增强档案安全责任感意识

确保档案安全不仅是各级档案部门的责任和义务,更是一个单位的责任和义务。各级机关企事业单位、档案局(馆)要增强忧患意识,深刻认识档案安全工作的重要性,不断增强做好档案安全工作的责任感和使命感。要切实加强领导,实行“一把手”负责制,按照“谁主管、谁负责”的原则,明确主要负责人和工作人员的岗位责任,把安全责任意识贯穿与档案接受、保管、存储、利用、销毁、编研等工作的始终。同时,要认真贯彻“安全第一、预防为主”的方针,坚决防止和克服麻痹思想和侥幸心理,防微杜渐。要经常开展安全教育和安全提醒,把安全工作的重要性讲深,把安全工作面临的严峻形势讲透,把泄密的危害和后果讲足,让安全意识真正入脑入心,引导大家筑牢思想防线,提高履行安全责任的实际能力,真正树立起安全重于泰山的责任意识。

(二)进一步完善档案开放认定体系

在档案工作体系之中,档案馆是主体,档案室是基础,它们都肩负起做好档案利用安全的责任和义务。由于馆藏档案来源于利用的广泛性,各级档案馆应进一步完善涉及国家秘密的档案解密划控工作。由于涉及国家秘密的档案不是一成不变的,涉及国家秘密的档案认定也不宜终身制,应该随着时代的发展而做相应的变化。国家档案局应修订相关标准,以便更好适应档案工作发展需要。各级档案馆应依据国家的相应法律法规,不断建立健全适应自身发展的涉及国家秘密的档案认定审批体系,力争该人大体系能够在较长的时段内全方位、多角度地满足馆藏档案解密划控要求。

(三)进一步建立健全信息安全防范措施

在档案信息公开过程中,各级档案部门要加强各项档案信息管理制度建设,如档案信息资源分级分类管理制度、档案信息资源目录、档案信息资源更新和档案信息安全审查制度等,确保在提供利用过程中档案的完整与安全。同时,各级档案部门要加强内部档案的信息化管理,制定严格的信息保密制度,在档案录入、扫描、信息存储、管理、利用等各项操作中注意信息安全管理。要在物理安全、运行安全、信息安全等方面做出不同的规定,积极推进档案信息系统分级保护工作。要按照国家规定和标准,逐一确定涉及国家秘密档案信息系统内的涉密计算机和涉密存储介质的密级,确定相应级别的保密标识及具体保护措施。并要严格依照计算机存储信息的密级,加强信息的分级管理和分层提供利用。

(四)进一步加强档案实体安全保管工作

一方面,档案库房的科学管理,是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。各级档案部门要积极争取领导支持,建设符合档案安全防护要求的库房,保证库房面积、各项设施设备满足工作需要,并随时做好各项设施设备的检修、维护工作,落实双人双锁等库房管理制度,有条件的还应安装先进的监控和报警防盗系统,安装符合特殊载体档案保管防护要求的设施设备,确保档案资料万无一失。由于各级档案部门保存的涉密的档案有的是被单独保管;有的是在不涉密的档案之中。对于这部分档案要重点保护,及时监控,有条件的地方可以设立专室专柜进行保护。另一方面,各级档案部门要夯实档案业务基础,健全管理制度,规范管理程序,形成人防、物防、技防相结合的综合防范体系。要摸清档案馆(室)藏档案数量、内容、存放位置,编制各种检索工具,对涉及国家秘密档案要标明保密级别,保证心中有数。要坚持日常监管与重点检查相结合,不定期组织全面细则的安全检查,认真清点核对档案的实有数量,及时发现和消除档案利用安全中的隐患,尤其是重点部位和档案安全保管的薄弱环节,要进行重点检查。要对检查的情况和发现的隐患因素进行认真梳理,采取切实有效的措施,堵塞危机档案安全的漏洞,坚决防止档案丢失、损坏事故的发生。同时,要从工作机制上落实安全防范措施,档案利用审批按相关法规制度进行,不得擅自开放或扩大利用、接触范围,确保档案完整安全。

参考文献:

[1] 杨红.档案管理[M].上海社会科学院出版社,2003..

[2] 宗培岭.科技档案管理[M].上海社会科学院出版社,2002.11.

[3] 李和平.企业档案工作规范[M].上海挡案出版社,2010.4.

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