如何建立客户档案

2017-06-21 21:30

导语:什么是客户档案?客户档案要怎么理解?客户档案是企业在与客户交往过程中所形成的客户资料、企业自行制作的客户信用分析报告,全面反映企业客户资信状况的综合性档案材料。

如何建立客户档案

建立客户档案要怎么做?

一、客户档案专题:

什么是客户档案客户档案是企业在与客户交往过程中所形成的客户信息资料、企业自行制作的客户信用分析报告,以及对订购的客户资信报告进行分析和加工后,全面反映企业客户资信状况的综合性档案材料。建立合格的客户档案是企业信用管理的起点,属于企业信用管理和档案部门的基础性工作。

客户档案的内容1、客户档案原始资料。客户档案原始资料是客户档案的基础内容,常见的客户档案原始资料主要有:交易过程中的合同、谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件;客户的法人营业执照、营业执照、事业法人营业执照的副本复印件;客户履约能力证明资料复印件;客户的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件;客户担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件;双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料;签证、公证等文书材料;合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议;标的的验收记录;交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。在对客户档案资料进行保管分析的过程中,各类原始资料的保管和整理是最基本的工作。因为在交易过程中逐渐形成的客户档案原始资料是非常多的,为了避免今后的经济纠纷,这些书面的原始档案资料应该被完好的保存起来,切实防范企业与客户经济往来中发生的合同风险、法律风险和信用风险。

2、客户资信调查报告。客户资信调查报告是客户档案的核心内容,它是对客户档案原始资料进行整理和分析基础上形成的综合反映客户资信情况的档案材料。从资信调查报告的形成过程和主要用途来看,它是由企业资信调查人员撰写的一种反映客户信用动因和信用能力的综合报告,是详细记录客户资信信息的载体。资信调查报告的主要内容有:被调查公司的概况;股东及管理层情况;财务状况;银行信用;付款记录;经营情况;实地调查结果;关联企业及关联方交易情况;公共记录;媒体披露及评语;对客户公司的总体评价;给予客户的授信建议等。此外,资信调查报告还可以包括经过分析得到的分类类别、交易的趋势、客户的购买模式和偏好特征等内容。企业资信调查报告的格式没有严格的规定,在实践中可以根据企业的具体情况选择不同的格式,通常在撰写过程中可以参考专业资信调查机构的标准报告来进行。

客户档案管理的对象(1)从时间序列来划分:包括老客户、新客户和未来客户。以老客户和新客户为重点管理对象。(2)从交易过程来划分:包括曾经有过交易业务的客户、正在进行交易的客户和即将进行交易的客户。对于第一类客户,不能因为交易中断而放弃对其的档案管理;对第二类客户,需逐步充实和完善其档案管理内容;对第三类客户,档案管理的重点是全面搜集和整理客户资料,为即将展开的交易业务准备资料。(3)从客户性质来划分:包括政府机构(以国家采购为主)、特殊公司(如与本公司有特殊业务等)、普通公司、顾客(个人)和交易伙伴等。这类客户因其性质、需求特点、需求方式、需求量等不同,对其实施的档案管理的特点也不尽相同。(4)从交易数量和市场地位来划分:包括主力客户(交易时间长、交易量大等)、一般客户和零散客户。不言而喻,客户档案管理的重点应放在主力客户上。总之,每个企业都或多或少地拥有自己的客户群,不同的客户具有不同的特点,对其的档案管理也具有不同的作法,从而形成了各具特色的客户档案管理系统。

客户档案的管理模式一般来说,企业客户档案资料的收集、处理、评价的成果都具体体现在标准版式的企业资信调查报告中,它构成合格的客户档案中核心的内容。对于企业的客户档案管理工作,一个合格的最简单的客户档案就是一份普通版本的客户企业资信调查报告,换言之,客户档案库的数据平台就是普通版本的企业资信调查报告,客户档案就是在此基础上建立的。客户电子档案资料的建立和维护随着企业发展阶段的不同,其操作方式和总体架构也会随之不同。目前比较常见的客户档案管理模式主要有两种。

1、简单的客户档案管理。大多数处于初级阶段的小规模企业,企业的营业额总体比较小,并且企业的客户量不是很大,因此就是将一些客户档案形成电子化文档资料,通过WORD、EXCEL等办公自动化软件进行简单的编辑、统计等操作。这种管理模式的优点是成本比较低,对管理人员的技术水平要求不高;缺点是对于客户资料的分析效果不是很好,资料整合和再利用的可能性不是很大。

2、客户档案数据库管理。企业发展到一定程度,客户的数量有一定的规模,必须建立客户档案库才能更好地对客户进行管理。在实际操作中,客户档案数据库的建设采用两种模式,一种是单独的客户信用档案数据库的建设;另一种是融合在企业的信息化管理系统中,其中的某一部分是客户信用档案数据库。企业数据库建设的前提是有一位训练有素的信用管理经理主持和做出合理的预算,在预算允许的前提下,也可以聘用信用管理专家到企业帮助建立客户档案和对企业档案人员进行培训。与企业的客户档案建设预算额相关的因素很多,主要包括企业的总客户数、核心客户数、国内外客户比例、计算机管理系统的水平、企业本地市场扩张速度、并购计划、海外发展计划等。它们都与企业客户档案数据库的预算成正比例变化关系。在国内,根据目前征信产品的价格和经验数据可以预估客户档案数据库建设的投资规模。此外,在客户档案数据库的建设过程中,要充分应用数据挖掘技术,根据企业客户档案的特点建立合理的数据挖掘分析模型和挖掘方法,从大量客户档案原始资料中通过数据选择和检测,揭示出隐含的具有潜在价值的信息,

客户档案的管理原则实践证明,建立企业客户档案应遵循集中、动态和分类管理的原则,进行科学管理。长期以来,客户档案在我国企业管理实践中没有得到应有的重视,客户资料分散化,数据信息更新缓慢、滞后,缺乏恰当的客户分类等问题十分突出。这些不利因素限制了客户档案在企业应收账款管理和坏账风险控制方面发挥应有的作用,使企业大量本可避免坏账损失成为现实。

1、集中管理。企业客户资料分散化通常有两种情况,一是分散在业务人员手中,二是分散在企业各个部门。如果是第一种情况,就可能导致客户是业务人员的客户而不是企业的客户,因为企业的管理层并不熟悉每一个客户,所以当业务人员离开企业后,客户及业务也随之离去,给公司造成重大的经济损失。现实生活中,这种案例屡见不鲜,如某公司的销售人员因为某种原因离职或者集体离职,同时将掌握的客户资料和关系带给公司的竞争对手,将造成该公司销售额在短时间内巨幅下滑。更严重的还有,如果业务人员带走了销售合同和发货单据,就会使某些客户拖欠的账款变成坏账,无法追回。再加上企业长期支付业务人员的工资和维护客户的费用,损失不可低估。如果是客户资料分散在各个部门的情况,虽然可以杜绝个人掌握企业客户资源的问题,但也会引出部门之间、部门与整个企业之间平衡利益关系的问题。在实践中,具体表现在多个部门与同一客户交易,结果可能是不同的部门为了赢得订单而提供一个比一个更优惠的信用条件。部门的利益保住了,但企业的整体利益遭受的损害,同样的情况还可以发生的总公司和分公司之间。因此,针对客户资料分散化的问题,企业惟一的解决办法就是对客户档案进行集中管理。集中管理客户档案后,公司可以进行统一授信,全面跟踪,及时抑制可能出现的问题。在集中管理的模式下,企业仍然要注意加强信用管理部门的工作人员的职业道德教育,使其意识到客户档案是企业的特殊资产,也是企业商业秘密的重要内容。

2、动态管理。所谓动态管理,是指对于客户档案信息要不断进行更新。这是因为客户本身的情况是在不断变化的。就客户的资信报告来讲,它是一份即期的客户档案,有效期一般在三个月到一年。超出这个时间,就要对客户进行新的调查。同时对客户档案实施动态管理的另一个目的是,随着客户的财务、经营、人事变动情况,定期调整对客户的授信额度。信用管理部门的授信应该按客户协议进行,一般以年度为单位确定本期授信的有效期。当客户的基本情况发生变化,信用额度也要随之进行调整。长期积累客户信息也非常关键,通过完整的历史记录可以看到客户发展趋势,更好地对客户的发展潜力进行分析。此外,历史积累数据是进行统计分析的基础,可以帮助挤掉客户财务报表的部门“水分”,提供相对比较准确的预测基础。总之,客户档案不是静态的,而是一个动态变化的集成过程。

3、分类管理。对客户档案进行恰当的分类,主要是基于客户对企业的重要性和客户档案管理费用进行考虑。企业客户规模的大小不一,对企业销售额的贡献程度也相应不同,理应区别对待;另一方面进行客户档案管理也要考虑到成本效益原则,尽量使有限的资源发挥最大的经济效用。考虑客户对企业的重要性因素,信用管理部门可以将客户分成普通客户的核心客户。划分的标准是企业与客户的年平均交易额,同时要考虑与客户交往的时间长短。核心客户与企业的交易量大,是利润的主要来源,统计数据显示,国有工业企业80%以上的销售额来自这类客户,如果该类客户出现风险,对企业所造成的损失将是巨大的,对该类客户的管理尤为重要。一旦将某客户划入到核心客户范围,对其档案进行管理的复杂程度就会提高,对应的档案管理费用也会有所提高。费用提高的主要原因在于,对核心客户要进行深层次的资信调查,同时要保证信息的及时更新。所以对于经费预算相对困难的企业,应该在短期内控制企业核心客户的总数。对于核心客户的重点管理并不意味着对普通客户的管理可以放松。普通客户数量多、交易额小,应用群体分析和评分控制更为简便、有效。值得注意的是,企业有一些多年保持生意来往的中小客户,尽管企业与它们的年交易额并不高,也要给予必要的关注,不能因其是老客户,并且交易额不大而忽视对它们的风险防范。

二、专卖店如何建立客户档案?

客户档案,顾名思义就是有关客户情况的档案资料,是反映客户本身及与客户关系有关的商业流程的所有信息的总和。包括客户的基本情况、市场潜力、经营发展方向、财务信用能力、产品竞争力等有关客户的方方面面。

建立客户档案的目标是为了缩减销售周期和销售成本,有效规避市场风险,寻求扩展业务所需的新市场和新渠道,并且通过提高、改进客户价值、满意度、赢利能力以及客户的忠诚度来改善企业的经营有效性。那么如何建立客户档案呢?

1、收集客户档案资料建立客户档案就要专门收集客户与公司联系的所有信息资料,以及客户本身的内外部环境信息资料。它主要求以下几个方面:(1)有关客户最基本的原始资料,包括客户的名称、地址、电话以及他们的个人性格、兴趣、爱好、家庭、学历、年龄、能力、经历背景等,这些资料是客户管理和起点和基础,需要通过销售人员对客户的访问来收集、整理归档形成的。(2)关于客户特征方面的资料,主要包括所处地区的文化、习俗、发展潜力等。其中对外向型客户,还要特别关注和收集客户市场区域的政府政策动态及信息。(3)关于客户周边竞争对手的资料,如其对他竞争者的关注程度等。对竞争者的关系都要有各方面的比较。以于客户产品的市场流向,要准确到每一个“订单”。(4)关于交易现状的资料,主要包括客户的销售活动现状、存在的问题、未来的发展潜力、财务状况、信用状况等。

2、客户档案的分类整理客户信息是不断变化的,客户档案资料就会不断的补充、增加,所以客户档案的整理必须具有管理的动态性。根据营销的运作程序,可以把客户档案资料进行分类、编号定位并活页装卷。第一部分,客户基础资料,象客户背景资料,包括销售人员对客户的走访、调查的情况报告。第二部分,客户购买产品的信誉,财务记录及付款方式等情况。第三部分,与客户的交易状况,如客户产品进出货的情况登记表,实际进货、出货情况报告,每次购买产品的登记表,具体产品的型号、颜色、款式等等。第四部分,客户退赔、折价情况。如,客户历次退赔折价情况登记表,退赔折价原因、责任鉴定表等。以上每一大类都必须填写完整的目录并编号,以备查询和资料定位;客户档案每年分年度清理、按类装订成固定卷保存。

3、建档工作有三点值得注意:第一、档案信息必须全面详细。客户档案所反应的客户信息,是我们对该客户确定一对一的具体销售政策的重要依据。因此,档案的建立,除了客户名称、地址、联系人、电话这些最基本的信息之外,还应包括它的经营特色、行业地位和影响力、分销能力、资金实力、商业信誉、与本公司的合作意向等这些更为深层次的因素。第二、档案内容必须真实。这就要求业务人员的调查工作必须深入实际,那些为了应付检查而闭门造车胡编乱造客户档案的做法是最要不得的。第三、对已建立的档案要进行动态管理。

三、客户档案管理:

随着市场竞争越来越激烈,企业越来越注重营销的管理工作,其中顾客档案管理,在营销管理中举足轻重,同时,顾客档案管理又是企业ISO9001:2000质量体系管理的重要组成部分。建立顾客档案,很多企业认为是一件很普通的事,不就是记录一下顾客的联系方式、联系人、地址吗。其实不是这样,顾客档案管理也需要数据化、精细化、系统化,这样的档案才对营销管理工作有指导性。要完善每一个顾客档案,需要对顾客进行一次全面“体检”。

顾客档案管理的内容包括:顾客基础资料、产品结构、市场竞争状况及市场竞争能力、与我方交易状况,结合其资信能力、市场容量、经营业绩、客户组织结构、竞争对手状况等一系列的相关资料,并进行分析、归类、整理、评价,有能力的企业可以建立数学模型、用计算机来进行管理。

因为市场经济变化莫测,准确的信息传递是获得成功的关键因素之一。顾客档案管理就是对顾客信息的收集、整理、并准确传递给营销人员,资料信息流程为:顾客———收集 ———业务员传递——— 档案管理员 ——— 反馈——— 业务员(公司领导)———服务——— 顾客。对顾客档案管理工作,我们坚持动态管理、重点管理、灵活运用以及专人负责四个方面的原则。

随时更新 以变应变

动态管理就是把顾客档案建立在已有资料的基础上进行随时更新,而不是建立在一个静态档案上。市场在变,顾客也在变。我们基本做到“知已知彼”,随时了解顾客的经营动态、市场变化、负责人的变动、体制转变等,加强对顾客资料收集、整理,以供企业管理人员作辅助参考决策。另外,我们定期(如二个月)开展顾客档案全面修订核查工作,对成长快或丢失的顾客分析原因后,另作观察。修订后的顾客档案,分门别类,整理为重要、特殊、一般性顾客三个档次。这样周而复始形成一种档案管理的良性循环,就能及时了解顾客动态变化,为顾客提供有效帮助。

抓两头 放中间

在顾客档案管理中,我们采取“抓两头、放中间”的管理办法,也就是关注大客户和最差客户,这样有利于企业产生最大化利润并降低企业风险。首先对主要客户的档案管理,不停留在一些简单的数据记录和单一的信息渠道来源上,坚持多方面、多层次了解大客户的情况,如业务员信息、市场反馈、行业人士、网站、内部消息、以及竞争对手的情况。还注意了大客户的亲情化管理,如节假日的问候,新产品上市,销量上升的祝贺等,让顾客知道我们一直在关注它。我们对于顾客信息经常加以分析,处理后归档留存。其次,对风险性大的客户管理,如:经营状况差、欠账、信誉度下降、面临破产改制等,随时了解其经营动态,做好记录,确保档案信息的准确性、时效性,并不定期访问调查,不定时提醒业务经理、业务员顾客当前状况,把风险控制在最大限度内。这些重要客户的档案管理都要定期向领导汇报,发现不正常现象,及时上报,避免给企业造成损失。

灵活运用 提高效率

建立好的顾客档案,不能束之高阁。建立一个准确的、完备的、客观的顾客档案,特别是对企业领导来说就像一双眼睛,能随时一目了然地了解顾客,大大减少了企业领导工作的盲目性,有效地了解了顾客动态,并提高了办事效率,增强了企业的竞争力。就成都长城川兴酒厂来说,客户常年保持在50家左右,在没建立档案之前,企业吃了不少亏,在规范了顾客档案管理后,领导只要进入内部网络系统的顾客档案一栏,就可以找到顾客的相关情况,做到心中有数,即省心,又省事。顾客信息直接来源于营销人员和市场部人员,并服务于企业管理。顾客档案也记录了一些顾客的需求和产品偏好,给营销人员的分析判断起到了一个很好的参考作用,同时也使销售人员能最大限度努力工作,通过各种渠道来满足顾客要求。

慎之又慎 专人负责

顾客是企业的命脉,顾客档案的泄密,势必影响企业的生命。我们要求顾客管理人员的忠诚度要高、在企业工作时间较长、有一定的调查分析能力,由基本能掌握企业全局的专人负责管理。我们防止用工资低、刚聘用人员做这方面工作。面对信息社会,企业在注意市场开拓和顾客开发的同时,必须要注意新老顾客档案的管理工作。顾客的经营情况,直接影响到企业经营成果,为此,我们一直在重视顾客档案管理的工作,努力做好服务,让顾客满意,以保证经营目标的实现。

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